对培训机构来说，每一分钱都必须花在刀刃上，所以很多培训机构在发展初期都选择采用Excel表单的方式来管理自己的学员。在发展初期使用表单去管理学员确实是一个物美价廉的方式，但随着机构自身的发展，继续使用Excel表单系统就会遇到很多问题，例如：

①学员信息繁多，跟进管理混乱

我们学员的信息繁多，如果我们使用表单，各个表单分散在不同人手中，就很难去统一规划做定时跟进提醒，造成断跟、遗漏的情况，错过关键信息和机会，影响报名转化。就算我们去进行统一的管理，也需要耗费大量人力物力手动去维护，麻烦不说还很容易出错。

②数据统计分析难，难以建立学员档案

在使用表单进行跟进时，Excel操作不便，这使得我们难以实时进行数据分析和挖掘，这会导致我们无法全面了解学员的需求和偏好，并建立个性化的学员档案。因此，在与学员沟通时很难快速准确地回应他们的需求，也难以制定针对性的销售策略。

③团队管理难，过度依赖个人技能

如果使用表单的话，首先我们难以有效进行权限管理，无法监控销售流程，导致缺乏对工作的监督和控制。其次，不便于多人协作和共享数据，造成资源浪费。此外，很难评估销售团队的工作效率和业绩，也难以实现销售之间的学员信息和经验共享，无法充分利用团队的优势和资源，导致有效线索的浪费，从而降低报名转化率。

这些都是我们在使用Excel表单时会碰到的问题，在初期我们可以很轻松的解决这些问题，但随着我们业务的增长，这些问题会越来越突出，严重阻碍我们的发展。

在这种情况下，我们选择使用CRM系统来优化提升我们的销售管理系统是一个比较好的选择，CRM相对于传统的Excel表单管理模式有巨大的优势，主要有：

①有效收集学员信息，提高学员跟进效率

与传统的表单相比，CRM系统具有更高的信息安全性，并且在录入和查找信息时更省时省力。此外，CRM系统提供自动跟进功能，可以帮助销售实时跟进学员，记录跟进状态，避免遗漏，有效提高我们的资源利用效率。

②帮助建立学员档案，提高销售工作效率

使用CRM系统可以快速创建学员档案，并建立学员画像。这意味着我们可以更好、更快地了解学员的个性和需求，从而提供更加精确和个性化的服务。

对于培训机构而言，特别是在处理咨询学员时，CRM系统能够帮助员工更好地处理不同学员的信息。借助CRM系统中的学员画像，我们可以准确地理解咨询学员的需求，使得我们能够迅速地提供高质量、个性化的服务。

③有效提高管理效率，系统性节省成本

CRM系统可以有效帮助机构对自己的招生工作进行管理和评估。CRM提供的权限管理使得培训机构无需担心因为人员变动和销售变动等情况产生学员资料流失、相关信息缺失等问题，有效提高机构的销售效率，降低营运成本。而且我们以前如果使用的是表单管理系统，现在可以一键把我们过去的Excel表单中的信息导入到CRM系统之中。

如果我们机构有一定量的学员和成熟的招生团队，就一定要去尝试使用CRM系统，一旦尝试后，我们会发现就仿佛打开了另一扇大门，原来很多过去棘手的、难处理的销售、管理问题都迎刃而解。

总结起来，使用CRM系统能够帮助机构更好地管理学员，并解决过去可能存在的销售和管理问题。通过它，你可以更全面地了解学员需求，在销售和服务中变得更加高效和专业。